005 - Moderne Kollaboration in 2024?
WIE SIEHT EINE EFFEKTIVE & MODERNE KOLLABORATION IM UNTERNEHMEN IN 2024 AUS?
In und nach COVID hat das Thema “KOLLABORATION” eine komplett neue Dimension in der Unternehmenskultur angenommen!
Regelmäßige Remote-Meetings, oder hochflexibler und sicherer Datenaustausch sind im Jahre 2024 an der Tagesordnung und Normalität. Selbst wenn jetzt viele wieder ins Büro zurückgehen, sind Online-Meetings nach wie vor im Arbeitsalltag fest verankert!
Jedoch sehe ich auch in meinen Kundenprojekten, wie sich viele Unternehmen sehr schwer tun, eine standardisierte Kollaborationsplattform zu etablieren!
ICH MÖCHTE DARAUF HINWEISEN:
DIES IST KEINE BEZAHLTE MICROSOFT WERBUNG, SONDERN SPIEGELT MEINE ERFAHRUNG ALS SERIÖSER SENIOR BERATER UND CYBER SECURITY EXPERTE! DARÜBER HINAUS IST MICROSOFT SEIT JAHREN “LEADER” IN DEN EINSCHLÄGIGEN GARTNER MAGIC QUADRANTS!
HERAUSFORDERUNGEN
⚠️ Aus meiner langjährigen M365-Projekterfahrung, sehe ich immer wieder ähnliche Herausforderungen:
Wenige Unternehmensvorgaben, wie man standardisiert mit Internen und Externen kollaboriert!
Zoo von vorhandenen Kollaborationslösungen (Zoom, Cisco Webex, WhatsApp, Microsoft TEAMS, Google Meet, Teamviewer usw.)!
Unwissenheit wie einschlägige Softwarelösungen effektiv & wirtschaftlich genutzt werden sollten!
Zentrale IT zu starken Fokus auf Technik und meist an Geschäftsanforderungen vorbei, da zu wenig Interaktion mit Business/Fachanwender!
Unterschiedliche Datenablagen in den einzelnen Lösungen und somit veraltete und redundante Dokumente an der Tagesordnung!
Ungeregelter und unsicherer Datenaustausch mit Externen, oder Abteilungs-übergreifend (Verschlüsselung, Berechtigungskonzept, Lifecycle-Management)!
Microsoft 365 Lizenzen und deren Features werden nicht optimal ausgenutzt (Vorurteile oder Unkenntnis)!
WARUM Microsoft 365 und TEAMS als führende Unternehmens-Kollaborationsplattform?
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Weil es alle kritischen Unternehmensanforderungen, in einer zentralen Oberfläche (App) abbildet!
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Durch Entra-ID ist ein zentrales & vollumfängliches Berechtigungskonzept gewährleistet!
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Sicherer und zentraler Datenaustausch möglich ist, dank Pureview & Defender für O365 (intern, sowie extern)!
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Hocheffektive Automatisierungen (Workflows) durch NORMALE Fachanwender möglich werden!
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Alltäglich genutzte Microsoft Tool-Landschaft 1:1 integriert ist (Outlook, Planner, PowerBI, Power Apps ..)
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Microsoft TEAMS sowieso schon bei 80%+ der Unternehmen weltweit zum Einsatz kommt!
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Alle relevanten Features bereits in der bestehenden M365 E3/E5/Business Premium Lizenz verfügbar wären!
HERANGEHENSWEISE
Das das Themenfeld sehr vielfältig ist, fokussiere ich mich heute auf Unternehmen die bereits Microsoft 365 im Einsatz haben!
WO FANGE ICH AN?
Hier mein persönlicher Praxisleitfaden und Checkliste, losgelöst der Unternehmensgröße und aktueller Reifegrad.
GENERELLE FRAGENSTELLUNG:
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Wurde bereits vollständig erfasst, welche Abteilung welche Kollaborationssoftware nutzt?
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WIE die relevante Abteilung, die Kollaborationssoftware genau nutzt (Bsp. als Dokumentenablage, Chat für intern/extern, Terminkoordination, Tasks, Datenaustausch, gemeinsame Datenbearbeitung)?
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Hier empfehle ich die Adhoc-Nutzung von Microsoft Cloud App Discovery (komplettes Software Inventory aller Intune-managed Endgeräte, als auch Datenaufbereitung der SharePoint Online/OneDrive Nutzung)
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Nachdem dieses Software-Inventory vorgenommen wurde: was davon ist offiziell freigegeben & sauber lizenziert?
- Einfache Darstellung der Tool-Landschaft und wie diese aktuell genutzt wird
- Verdichtung von Tools und Fokus mit Konsolidierung innerhalb von “Microsoft TEAMS”
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Haben wir bereits einen Unternehmensstandard kommuniziert, über freigegebene Softwarelösungen?
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Haben wir einfache Benutzeranleitungen (Abteilung) zur Nutzung dieser freigegebenen Softwarelösungen?
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Nutzen wir bereits Datenverschlüsselung (Information Protection / Unified Labeling)?
- Mit einfacher Datenklassifikation beginnen die keinen direkten Impact hat: Public / Internal / Confidential
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Klaren Namensstandard etablieren für “TEAM Name”, als auch wie “Standard-Kanäle” genannt werden sollten
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Stakeholder-spezifische Trainings etablieren (kurz & prägnant, bezogen auf die jeweilige Abteilungsnutzung)
- Hier nicht das Rad neu erfinden, auf die bestehenden Microsoft Lernmodule zugreifen: Microsoft Teams und Microsoft Guides
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Maximale Nutzung von Workflows (Power Automate/Power Apps) in der jeweiligen Abteilung
- Es gibt bereits eine Vielzahl an ausgezeichneten, kleineren Automatisierungsvorlagen (erfordert keine IT)!
WICHTIGE GUIDELINES VOM HERSTELLER - SEHR EMPFEHLENSWERT:
Microsoft Modern Collaboration Architecture (MOCA)
M365 TOOL-STACK RICHTIG NUTZEN
Wie nutze ich MICROSOFT TEAMS RICHTIG?
… zuerst eine High-Level Übersicht, wie TEAMS eigentlich aufgebaut ist! Leider ist noch immer der Irrglaube, dass TEAMS ein eigenständiges Produkt ist, losgelöst der M365 Standarddienste!
In der nächsten Darstellung eine Übersicht der wichtigsten Komponenten. Es gibt darüber hinaus noch eine Vielfalt an weiteren Schnittstellen und Erweiterungen, die hier aber nicht weiter betrachtet werden!
BASIS-FUNKTION VON MICROSOFT TEAMS:
ERWEITERTE-FUNKTION VON MICROSOFT TEAMS:
Viele weitere, sehr hilfreiche Videos über erweiterte TEAMS-Einsatzszenarien, hier auf dem YouTube Channel: Microsoft Mechanics
RICHTIGE NUTZUNG VON MICROSOFT TEAMS?
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TEAM-Vorlage pro Abteilung, nach Vorgaben bereitstellen
- Mindestens: Standard Besitzer, Standard App’s wie Planner, PowerAutomate oder Mitarbeiter Self-Service Portal
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Ein TEAM wird zentral bereitgestellt, auf Basis von Abteilungsvorlage
- Wildwuchs von x-TEAM(s) vermeiden - global abschalten (Bsp.: zentrale Verwaltung durch IT und Besitzer danach auf Abteilungsleiter delegieren)
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Einfache & klare Verzeichnisstruktur in jedem Kanal Dateiordner erstellen
- Jedes TEAM und zugehörige Kanal SharePoint-Datenablagen werden mit einer Standard Datenklassifizierung (Label) versehen
Jede Menge weitere Tips bei Microsoft selbst, siehe:
NOCH FRAGEN? SIE SUCHEN HIERZU PRAXISERPROBTE KONZEPTE & IMPLEMENTIERUNGSUNTERSTÜTZUNG (über ChatGPT & Perplexity hinaus)?
Kontaktieren Sie mich: gf @ ctopilot . de oder vereinbaren Sie einen Online-Termin!
Erfinde nicht das Rad neu - COPY & INNOVATE.
Lerne von den Besten und höre niemals auf zu lernen!
Gerald Fehringer
